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La pratique de l’événementiel est le fait de vouloir prévoir un activité particulier, interne ou externe à l’entreprise. Cependant, l’événementiel ne correspond pas seulement à cela, il s’agit aussi d’un outil de communication pour l’entreprise autour rempli de ces événements. Les événements organisés peuvent être culturels, commerciales ou à objectif incentive. L’organisation d’un team building nécessite une planification particulière dans de nombreux domaines : financier, logistique, personnel, invités, animation… Ces événements sont une occasion pour l’entreprise accroître sa visibilité, de rencontrer de nouveaux prospects/partenaires/prestataires, de encourager la cohésion dans l’entreprise. L’objectif est de faire connaitre votre société autant que d’inciter les professionnels comme les particuliers à venir à votre découverte et à la découverte de votre activité. Il s’agit aussi d’une pratique permettant de fidéliser vos clients et d’instaurer une relation personnelle, sur mesure avec eux afin de les optimiser. Elles sont souvent organisées une fois chaque année et vous permettent de communiquer sur vos valeurs, votre histoire, vos projets…Ces événements sont souvent utilisés pour les institutions ou les associations comme Les petits frères des pauvres qui en organise tous les ans. Aujourd’hui, n’importe qui s’invente “organisateur d’événements”, parce qu’ils ont organisé la fête scolaire, ou la fête d’anniversaire de leur enfants. d’autant plus qu’il est à ce moment très rapide et facile de se concevoir un site internet délicat. de ce fait il est très facile de tomber dans les filets d’arnaqueurs ou d’amateurs. il est payant d’établir le degré de pratique d’une agence. Vérifiez ce qu’ils prétendent avoir fait auparavant. S’ils ne peuvent pas vous donner des exemples concrets du travail qu’ils ont fait, alors cela devient suspicieux.

Nous considérons que les participants à un événement organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un dialogue descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre totalement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent se négliger dans le storytelling événementiel. Chaque moment doit rester orchestré pour préserver le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque team building a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous savons prendre en compte tous les obligations, le contexte de l’entreprise, les relations humaines, les serp, les objectifs… Et les engagements attendus pour vous proposer un storytelling. Chaque marche se doit d’être réfléchie dans un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il est important de être à l’affût des innovations dans ce secteur. La sincérité d’un budget événementiel est pour nous le préalable essentiel. Budget détaillé, métier par métier, honoraires et marge de l’agence franchement distincts. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un séminaire, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.

Choisir une agence événementielle ne se fait pas à l’improviste ! il y a beaucoup de prestataires et le choix peut être difficile. Que ce soit pour une réunion d’entreprise, un séminaire, une conférence, un team building… ou encore pour un voyage incentive, il sera important de prendre en compte certains points pour trouver un bon organisateur d’événements. Ne vous en faites pas ! Nous vous dirons tout. Le choix du prestataire dépend de l’objectif de l’événement. il est important de savoir qu’il y a des cabinets qui offrent des services générales et d’autres qui proposent des services partielles. il est donc important de confier l’organisation de votre activité à un expert en votre secteur de manifestation. Le professionnalisme est le premier critère à prendre en compte pour choisir une agence événementielle. il est important de faire confiance en un prestataire qui comprenne le message que vous souhaité passé à travers l’événement organisé, et ce pour qu’il mette en avant votre image d’enseigne. Le relationnel est une chose indispensable pour faire le bon choix. Pour préparer une salle de réunion par exemple, arriverez en contact direct avec un responsable qui se charge de l’organisation de votre séminaire. gardons à l’esprit qu’il est recommandé de appeler un ( ou plusieurs ) client qui a déjà travaillé avec l’agence pour avoir plus de renseignements. Ces dernières vous aiderons à faire le bon choix. A préciser qu’il est possible de demander au responsable de l’agence de vous fournir les informations de contacts de certains clients que vous pourriez contacter pour discuter avec eux.

L’une des raisons de chercher une agence événementielle : son expérience. Une agence est constituée d’une équipe de conseillers en interne, mais est de plus apte à faire le choix de les meilleurs professionnels externes, spécialisés dans chaque secteur. Ce réseau est indispensable à le succès de votre projet. Grâce à lui, tous les aspects de votre activité seront une véritable réussite. L’agence reste votre seul interlocuteur, pour un gain de temps précieux et des négoces constructifs. Faire confiance à une agence évènementielle pour votre projet, c’est l’assurance de respecter le budget tenu. En organisant un évènement en son sein, il n’est pas rare de voir le budget que vous aviez prévu exploser ! Entre les calculs approximatifs, les imprévus et les frais dépensés oubliées, les mauvaises surprises ne sont jamais bien loin… L’agence événementielle s’assure que votre argent soit respecté, et cela grâce à son expertise des professionnels , sa capacité à négocier des devis et, bien-sûr, son expérience. Une agence événementielle se doit d’être au courant des dernières tendances en matière d’événements, de ce qui marche et plaît automatiquement. Mais cela ne suffit pas. Son rôle est de plus de comprendre vos besoins et vos objectifs pour vous proposer un projet attrayant, entièrement adapté et donc vraiment efficace. En mariant sa connaissance des mode à vos besoins, l’agence événementielle est capable de mettre en place un évènement sur-mesure.

la plupart des personnes pensent que le recours à une agence événementielle ou à un traiteur externe commence par déterminer le budget de l’événement, mais la vérité est qu’il est plus important de commencer par définir pourquoi vous désirez prévoir un événement en premier. Avant de demander à des ressources ou internes qui vous aidera à prévoir cet atelier, vous avez à être en mesure de faire vivre les objectifs importants de l’événement. apportez des réponses à toutes les questions pertinentes sur qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment – vous aurez longtemps le temps de faire des ajustements plus tard. une fois que vous aurez défini vos objectifs, quelques idées précises commenceront à émerger sur le thème et le message que vous voulez donner lors de votre événement, mais surtout, vous voudrez déterminer quelles activités innovantes et quels services il vous faudra donner à la ressource extérieure pour leurs réalisations. Une bonne agence événementielle est pour commencer une agence pédagogue qui écrit des articles de site institutionnel, des eBook, et qui saura vous expliquer simplement ses innovations. Une bonne agence vous guidera au fur et à mesure de l’organisation pour connaître les objectifs, le calendrier, le budget, le nombre d’invités et les préférences du client à propos des événements. Une bonne agence événementielle vous posera des questions sur votre société, l’événement ou ses objectifs.

Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, soyez-sûr que celle-ci est en mesure de vous plaire. Essayez, par exemple, d’en savoir plus sur la catégorie d’événement qu’elle a l’habitude de prendre en charge. Est-elle experte dans la mise en place d’une soirée BtoC ou bien peut-elle planifier une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la préparation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, salons professionnels, anniversaire d’entreprise, lancement de nouveaux produits, conférences… Évidemment, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a l’habitude de prévoir une soirée pour TPE ou petites structures n’est pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si vous désirez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son wallet digital client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, par conséquent, des arguments de l’expertise, du professionnalisme et de la réussite du prestataire. effectuez toutefois attention, certaines groupements mettent en avant des utilisateurs prestigieux tandis que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été restreinte. Elles ont peut-être sert de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients potentiels moins identifiés ne veut dire toujours pas qu’elle n’est en fait pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi bénéficier de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, faites attention à de choisir une agence qui traite une typologie d’événement le même à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des problématiques.


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